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Qué es el Process Mining y de dónde viene
El Process Mining, o minería de procesos, es una disciplina que nació en los Países Bajos a principios de los 2000 en la Universidad de Eindhoven. La idea es simple pero poderosa: en lugar de suponer cómo funciona un proceso, lo descubres usando los datos que ya existen en tus sistemas.
Cada vez que alguien crea una orden, responde un correo, aprueba una solicitud o actualiza un registro, ese evento queda registrado con un sello de tiempo. El Process Mining analiza todos esos registros para mostrar el camino real que sigue cada caso, cuánto tarda cada paso, dónde se acumula el trabajo y cuáles son las excepciones más frecuentes.
Por qué esto importa antes de automatizar
Uno de los errores más comunes al automatizar es asumir que el proceso funciona como está documentado en el manual. En la práctica, los procesos tienen variantes, atajos informales, pasos que se saltan y excepciones que nadie documentó. Automatizar un proceso sin conocer esa realidad es automatizar el caos.
El Process Mining resuelve ese problema. En Europa, empresas como SAP, Celonis y UiPath ya lo integran como paso previo a cualquier proyecto de automatización. En LATAM, todavía es casi desconocido, lo que representa una ventaja para las empresas que lo adopten primero.
Cómo funciona en la práctica
El proceso básico tiene tres pasos. Primero, se extraen los registros de eventos de los sistemas que ya usas: ERP, CRM, correo, formularios, hojas de cálculo. Segundo, una herramienta analiza esos registros y construye un mapa visual de cómo fluye realmente el proceso, incluyendo todas las variantes. Tercero, se identifican los cuellos de botella, los pasos más lentos y los puntos de mayor variabilidad.
Con esa información, la decisión de qué automatizar y cómo hacerlo se vuelve mucho más precisa. No se actúa sobre suposiciones, sino sobre evidencia.
¿Es accesible para una pyme?
Hasta hace poco, las herramientas de Process Mining eran costosas y requerían equipos técnicos especializados. Hoy existen opciones accesibles para empresas más pequeñas. Celonis tiene un plan gratuito para proyectos de análisis básico. Power Automate Process Mining, de Microsoft, está disponible para quienes ya usan el ecosistema de Microsoft 365. Y herramientas como Apromore o PM4Py son de código abierto.
En ZentrixCo incorporamos este tipo de análisis en nuestra fase de diagnóstico cuando el cliente tiene sistemas con registros históricos suficientes. La diferencia en la calidad de las automatizaciones que resultan de ese proceso es significativa.
Qué tipo de empresas se benefician más
El Process Mining aporta más valor en empresas que ya tienen sistemas digitales con historial: ERPs, CRMs, sistemas de tickets, formularios web. Si tus procesos todavía son mayormente manuales y en papel, el primer paso es digitalizarlos. Pero si ya tienes datos, el Process Mining puede revelar oportunidades de mejora que ninguna entrevista ni reunión te va a mostrar.
Los procesos donde más se aplica son: gestión de pedidos, aprobaciones internas, atención al cliente, facturación, onboarding de clientes y reclutamiento.
¿Quieres aplicar esto en tu empresa?
En ZentrixCo implementamos estas soluciones para pymes en Chile y LATAM. El diagnóstico es gratuito y sin compromiso.
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